PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DALAM ORGANISASI

KONSEP PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DALAM ORGANISASI

A.    Perencanaan Kepegawaian

A. Pengertian

Perencanaan pegawai adalah suatu kegiatan yang dilakukan organisasi untuk meningkatkan jumlah pegawai beserta persyaratan kualifikasi untuk kurun waktu tertentu, agar mammpu melaksanakkan tugas yang dalam suatu organisasi secara baik.

B. Tujuan

·       Agar penarikan pegawai didasarkan pada kebutuhan yang nyata.

·       Agar pekerjaan yang ada dapat diselesaikan dengan baik.

C. Proses

1.    Perencanaan pembangunan daerah.

2.    Progran-program yang disusun.

3.    Proyek-proyek yang akan dibangun.

4.    Mengiventarisasi jenis dan volume kegiatan yang akan dilakukan tugas tersebut dapat dilakukan secara baik.

5.    Mengiventarisasi pegawai yang ada.

6.    Memperkirakan jumlah pegawai yang akan berhenti.

7.    Mengiventarisasi kebutuhan (kekurangan pegawai).

B.     Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi. Secara lebih spesifik pentingnya perencanaan dalam organisasi juga dapat dilihat dari keuntungan perencanaan sebagai berikut.

1.         Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (focus and flexibility)

Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi dengan fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian tentang masa depan.

2.         Meningkatkan koordinasi (coordination)

Ada banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing-masing memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan itu semua menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara hierarki. Membantu koordinasi pengambilan keputusan oleh manajer unit. Ini akan meminimasi tumpang tindih kegiatan dan membantu pemakaian biaya.

3.         Meningkatkan kontrol (control)

Kontrol manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membantu membuat hal itu menjadi mungkin melalui penetapan tujuan dan identifikasi tindakan spesifik melalui mana hal itu diwujudkan.

4.         Memperbaiki manajemen waktu (time management)

Melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi, dan kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari manajemen waktu.

C.    Tahap-tahap perencanaan

1.         Formulasi tujuan (goal formulation) atau penetapan tujuan (setting objectives)

Langkah pertama dari proses perencanaan ialah memformulasi tujuan organisasional. Tujuan merupakan akhir yang diharapkan. Berdasarkan isi secara khas umumnya disetujui tiga tujuan besar. Pertama, manajer mengidentifikasi visi organisasional. Kedua, manajer menetapkan misi organisasional. Dan ketiga manajer biasanya menyetujui nilai dasar organisasi.

2.         Diagnosis lingkungan (environmental analyst)

Lingkungan eksternal organisasi, baik yang langsung berpengaruh terhadap aktivitas organisasi dapat menjadi hambatan tetapi sekaligus menjadi peluang bagi organisasi. Menentukan tindakan yang realistis untuk merealisasi tujuan tergantung pada kesadaran akan hambatan dan peluang dari lingkungan organisasi.

Lingkungan internal organisasi juga perlu didiagnosis untuk mengetahui kapabilitas internal, baik kekuatan dan kelemahan organisasi. Meskipun organisasi dan para perencana tidak dapat mengontrol masa yang akan datang, tetapi mereka harus berusaha mengidentifikasinya dan melakukan isolasi tindakan-tindakan sekarang dan hasilnya dapat diharapkan mempengaruhi masa yang akan datang.

3.         Pembuatan keputusan rencana strategi (strategic plan decision making)

Tahap ketiga dari proses perencanaan adalah membuat rencana strategi ini dibuat berdasarkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Rencana strategi sebagai rencana jangka panjang atau rencana berorientasi ke masa depan ditetapkan setelah manajer melakukan analisis,baik peluang dan hambatan yang dipresentasi oleh lingkungan eksternal organisasi dalam hubungan dengan kekuatan dan kelemahan organisasi.

Perencanaan strategi dapat dilakukan apabila manajer memahami tujuan strategis; melakukan analisis lingkungan yaitu penilaian, informasi, secara sistematik tentang lingkungan eksternal organisasi. Berdasarkan hal ini baru dilakukan analisis strategi dengan melakukan analisis swot. Tahap selanjutnya dari proses formulasi strategi ialah menentukan pilihan alternatif, implementasi strategi dan mengontrol strategi.

Tiap organisasi mempunyai strategi dan berdasarkan tingkatan organisasi ada tiga tipe strategi:

a)         Strategi level korporasi

b)        Strategi level bisnis

c)         Strategi level fungsional

Akhirnya, rencana strategis yang dipilih diimplementasikan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Ini berarti strategi harus diterjemahkan ke dalam tindakan dan petunjuk untuk bertindak bagi unit dan anggota organisasional.  Untuk itu dikembangkan rencana jangka pendek untuk satu tahun atau kurang dan rencana jangka panjang untuk lima tahun atau lebih. Implementasi strategi ini harus dikontrol atau manajer secara reguler memeriksa perkembangan rencana strategi, sebab keberhasilan dari tiap strategi tergantung pada kemampuan manajer melakukan pengontrolan, seperti memonitor perubahan dalam sumber-sumber kritis, keterampilan, dan persaingan, dan pasar, atau faktor-faktor lingkungan lain.

4.         Kembangkan rencana operasional (develop operational plan)

Rencana strategi kemudian dikembangkan menjadi rencana operasional, kadang-kadang disebut rencana taktis, atau rencana tindakan. Suatu rencana operasional ialah satu rencana dari lingkup terbatas yang menekankan kegiatan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana strategis. Tujuan dari rencana operasional ialah membantu melaksanakan rencana strategis, mangatur tanggung jawab orang untuk mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek dan apa yang mereka butuhkan untuk mengerjakan dan bagaimana mereka mencapai tujuan itu.

5.         Implementasi rencana dan evaluasi hasil (implement the plan and evaluate result)

Rencana yang sudah ditetapkan kemudian diimplementasikan melalui kegiatan-kegiatan pengorganisasian, penyusunan staf, kepemimpinan, dan pengontrolan. Melalui pengorganisasian akan dapat disusun kegiatan-kegiatan dan pembagian kerja, melalui penyusunan staf diperoleh orang-orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan pekerjaan, melalui pemimpin menghasilkan gerak ke arah pencapaian tujuan; dan melalui kontrol akan dapat diketahui sejauhmana kesesuaian antara rencana atau standar yang telah ditetapkan dengan hasil yang dicapai. Informasi ini menjadi umpan balik untuk pertimbangan apakah perlu atau tidak melakukan perencanaan ulang.

Proses perencanaan ulang mungkin ditujukan melalui tahap pertama atau menetapkan misi dan tujuan dan seterusnya, namun juga mungkin hanya ditujukan untuk rencana strategis yang diikuti rencana operasional atau perencanaan ulang hanya ditujukan untuk rencana operasional.

D.    Tipe Organisasi

Menurut miles dan snow, terdapat beberapa tipe organisasi yang masing-masing memerlukan perhatian dan penanganan tersendiri agar dapat memaksimalkan kemampuan para anggota atau karyawannya.

1.         Defender atau organisasi tipe bertahan. Organisasi ini menekan efisiensi dalam melaksanakan kegiatannya. Organisasi ini menerapkan MBO (management by objectives) atu manajemen berdasarkan tujuan.

2.         Prospector atau organisasi tipe pencari peluang.

Organisasi ini menitik beratkan pada inovasi yang memukingkan organisasi dapat berkembang dengan maksimal.

3.         Analyzer atau organisasi yang menekankan pada analisis merupakan kombinasi dari kedua sebelumnya.

4.         Reactor atau organisasi yang bersifat reaktif. Organisasi ini bersifat efisien dan menekankan pada efisiensi para karyawan.

E.     Tahap Pertumbuhan Organisasi

Menurut Grainer (1972) terdapat lima tahapan perkembangan organisasi, yang berkaitan dengan ukuran dan usia organisasi. Organisasi akan melewati tahap-tahap perkembangannya seiring dengan pertambahan ukuran dan usia organisasi.

1.         Tahap pertama. Pada tahap ini terjadi krisis kepemimpinan dan pertumbuhan terjadi melalui kreatifitas

2.         Tahap kedua. Pada tahap ini terjadi krisis otonomi dimana pertumbuhan terjadi melalui penetapan arah yang tepat.

3.         Tahap ketiga. Dalam tahap ini terjadi krisis control, dimana pertumbuhan dicapai melalui delegasi kekuasaan yang tepat.

4.         Tahap keempat. Dalam tahap ini terjadi krisis red topedimana pertumbuhan yang dicapai melalui koordinasi yang berhasil.

5.         Tahap kelima. Dalam tahap ini terjadi berbagai macam krisis dan pertumbuhan dicapai dengan kolaborasi yangberhasil.

RMK

“KONSEP PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DALAM ORGANISASI”

Makalah ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

Disusun oleh :

  Novi Triyatmoko (K7614034)

Pendidikan Ekonomi (PTN 2)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI SEBELAS MARET

SURAKARTA

Tahun Ajaran 2015

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis Unknown — Selasa, 09 Februari 2016 — Add Comment